Penerapan
Sistem Manual dan Terkomputerisasi dalam Penyederhanaan Pencatatan dan
Perangkuman Laporan Keuangan
Nama : Augy Ladyana Firstyanto
Jurusan : S1 Akuntansi
Universitas Negeri Surabaya
ABSTRAK
Sistem
akuntansi terdiri dari sistem akuntansi manual dan sistem akuntansi
terkomputerisasi. Kedua sistem akuntansi tersebut dalam penerapannya memiliki banyak
keuntungan dengan wilayah penerapan masing-masing, sistem akuntansi manual
digunakan pada perusahaan dalam konteks transaksi yang lebih sedikit jika
dibandingkan dengan perusahaan yang menerapkan sistem akuntansi
terkomputerisasi. Sebuah perusahaan membutuhkan sistem informasi akuntansi yang
memadai untuk memproses pencatatan secara otomatis dan menghasilkan informasi
yang cepat dan tepat. Pembuatan sistem informasi akuntansi dimulai dari analisis
dan pengamatan sistem perusahaan. Dari data tersebut, dilakukan perancangan
sistem informasi akuntansi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Kata kunci : sistem
informasi akuntansi, sistem akuntansi manual dan terkomputerisasi
A.
Pendahuluan
Semakin
berkembangnya teknologi dalam dunia industri saat ini menyebabkan sebuah
instansi dituntut untuk menggunakan teknologi sebagai penunjang utama dari pekerjaan
instansi tersebut. Sistem
informasi akuntansi merupakan salah satu bidang teknologi
informasi (TI) yang didukung dengan kemampuan dan penguasaan dalam bidang akuntansi.
Dalam
karya tulis ilmiah ini, masalah yang akan dibahas yaitu mengenai sistem informasi
akuntansi dan perkembangannya, sistem akuntansi manual dan terkomputerisasi
dengan prosedur penerapannya, dan keuntungan dari penerapan kedua sistem
akuntansi tersebut dalam sebuah perusahaan. Sehubungan dengan masalah yang akan
dibahas, maka tujuan dari penulisan karya tulis ini diantaranya untuk
memberikan informasi kepada publik (pembaca) yaitu mengenai sistem informasi akuntansi
dan perkembangannya, sistem akuntansi manual dan prosedur penerapannya, sistem
terkomputerisasi dan prosedur penerapannya, serta keuntungan dari penerapan
sistem akuntansi (manual dan terkomputerisasi).
Berikut
ini pengenalan sistem informasi akuntansi.
· Sistem : sekumpulan dari bagian-bagian yang
saling bergantung satu sama lain yang menyelesaikan suatu tujuan yang spesifik.
· Informasi : data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
· Akuntansi : pencatatan data ekonomi, pemeliharaan
(maintance) data, dan penyajian informasi keuangan (berguna untuk mengetahui
kinerja operasi bisnis dalam suatu periode).
Jadi
dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekelompok struktur
dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain
untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi
kebutuhan informasi berbagai pihak. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah
mendukung kegiatan operasi sehari-hari, mendukung pengambilan keputusan oleh
pengambil keputusan internal, dan memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggung
jawaban perusahaan.
B.
Sistem
Informasi Akuntansi dan Perkembangannya
Menurut Warren
(2014:3), “akuntansi (accounting) dapat diartikan sebagai sistem informasi yang
menyediakan laporan untuk para pemangku kepentingan mengenai aktivitas ekonomi
dan kondisi perusahaan”. Sistem informasi mengumpulkan dan memproses data-data
yang berkaitan dan kemudian menyebarkan informasi keuangan kepada pihak yang
tertarik. Warren (2014:3) menyatakan “akuntansi juga merupakan proses dari tiga
aktivitas yaitu: mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian
ekonomi dari sebuah organisasi. Proses pertama adalah identifikasi aktivitas ekonomi...,
proses kedua adalah pencatatan semua kejadian ekonomi..., proses ketiga adalah
komunikasi informasi yang telah didapat...”. Informasi ini dikomunikasikan
melalui persiapan dan distribusi dari laporan akuntansi, yang paling umum
disebut sebagai laporan keuangan.
Sistem informasi
akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, merangkum, serta
melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan. Sistem akuntansi berubah
melalui tiga tahap seiring dengan perkembangan dan perubahan perusahaan. Tiga
tahap tersebut adalah :
Tahap 1.
Menganalisis kebutuhan pihak-pihak yang menggunakan informasi.
Tahap 2. Sistem
dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan penggunanya.
Tahap 3. Sistem
ini kemudian digunakan dan diterapkan.
Warren
(2014:229), “rancangan sistem akuntansi terdiri atas pengendalian internal dan
metode pengolahan informasi. Pengendalian internal adalah kebijakan dan
prosedur yang melindungi aset dari penyalahgunaan, memastikan keakuratan
informasi bisnis, serta memastikan hukum dan peraturan yang berlaku telah
diikuti. Sedangkan metode pengolahan informasi merupakan alat yang digunakan
sistem untuk mengumpulkan, merangkum, dan melaporkan informasi akuntansi....”.
Sistem
informasi akuntansi tidak lepas dari siklus akuntansi yang meliputi urutan
siklus sebagai berikut:
a) Analisis
transaksi bisnis (pengumpulan bukti-bukti transaksi yang terjadi)
b) Menjurnal
transaksi-transaksi tersebut
c) Memposting jurnal tersebut ke buku besar
(general ledger)
d) Menyiapkan
neraca saldo
e) Menjurnal
dan memposting penyesuaian
(jurnal penyesuaian)
f) Menyiapkan
neraca penyesuaian
g) Menyiapkan
laporan keuangan, berupa laporan laba rugi (income statement), laporan perubahan modal (statement ofequity) dan neraca saldo
(balance sheet)
h) Menjurnal
dan memposting penutup (jurnal
penutup)
i)
Menyiapkan neraca penutup.
j)
Setelah siklus ke sembilan, putaran
siklus kembali lagi ke siklus pertama, dan demikian seterusnya. (Weygandt,1996).
Saat sistem
telah diterapkan, umpan balik atau masukan dari pengguna informasi dapat digunakan untuk menganalisis dan
mengembangkan sistem. Rancangan sistem akuntansi terdiri atas pengendalian internal
dan metode pengolahan informasi. Metode pengolahan merupakan alat yang
digunakan sistem untuk mengumpulkan, merangkum, dan melaporkan informasi
akuntansi. Metode ini dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi. Di
bagian berikutnya, pertama-tama akan dibahas mengenai sistem akuntansi manual
dan selanjutnya sistem akuntansi terkomputerisasi.
C.
Sistem
Akuntansi Manual dan Prosedur Penerapan
Sistem
akuntansi dapat dilakukan secara manual atau menggunakan peranti lunak komputer
(terkomputerisasi). Memahami sistem akuntansi secara manual dapat membantu
dalam mengenali hubungan antara data akuntansi dengan laporan akuntansi. Selain
itu, kebanyakan sistem terkomputerisasi tetap menggunakan prinsip-prinsip yang
digunakan dalam sistem manual.
Seluruh
transaksi secara manual dicatat dalam jurnal dua kolom atau sering disebut
sebagai jurnal umum. Ayat jurnal kemudian diposting satu demi satu ke dalam
akun yang terdapat dibuku besar. Sistem akuntansi manual mudah digunakan dan
dimengerti saat perusahaan memiliki transaksi dalam jumlah kecil. Saat
perusahaan memiliki sejumlah transaksi sejenis, maka penggunaan jurnal umum dua
kolom untuk segala transaksi menjadi tidak efisien dan tidak praktis. Dalam hal
ini, buku besar pembantu dan jurnal khusus akan sangat membantu.
Berikut
ini proses pembukuan (akuntansi) manual :
1) Tahap
pengumpulan bukti transaksi
Bukti
transaksi dapat berupa bukti penjualan maupun bukti pembelian. Sebagai data
dasar yang kemudian diolah dalam sistem akuntansi untuk mendapatkan laporan
keuangan.
2) Tahap
menjurnal bukti transaksi
Dengan
memisahkan transaksi menurut sifatnya. Pemisahan tersebut dilakukan dengan
memeriksa secara cermat setiap data ynag dikumpulkan, apakah termasuk transaksi
penjualan, pembelian, biaya operasional, dan sebagainya.
3) Tahap
posting data
Transaksi
– transaksi akan dikumpulkan ke dalam buku yang disebut buku besar. Posting
yaitu proses perpindahan informasi akuntansi dari jurnal masing – masing
perkiraan yang bersangkutan.
4) Tahap
menyusun neraca saldo
Neraca
saldo merupakan daftar perkiraan dimana masing – masing perkiraan memuat saldo
akhir transaksi seperti yang terdapat dalam buku besar. Neraca ini berguna
untuk menguji keseimbangan debit dan
kredit dalam buku besar dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan
keuangan.
5) Tahap
menyusun laporan keuangan
Laporan
keuangan terdiri dari laporan laba rugi, laporan perbuhan ekuitas dan neraca.
Laporan laba rugi adalah laporan yang menunjukkan berhasil tidaknya perusahaan
dalam menjalankan kegiatannya selama periode tertentu.
Neraca
yaitu suatu daftar yang menunjukkan posisi harta, hutang dan modal dalam suatu
perusahaan per tanggal tertentu.
6) Tahap
penutupan periode buku
Tahap
penutupan adalah tahap yang menghubungkan periode akuntansi yang sedang dibuat
laporannya dengan periode akuntansi yang akan datang.
D.
Sistem
Akuntansi Terkomputerisasi dan Prosedur Penerapan
Sistem
akuntansi terkomputerisasi semakin banyak digunakan seiring dengan menurunnya
harga peranti keras dan lunak. Ada perbedaan proses akuntansi yang
terkomputerisasi dengan yang manual. Laporan daftar piutang dan daftar utang
dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian
telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera
dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem akuntansi terkomputerisasi tidak
diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Kalau dibandingkan
dengan sistem manual, sistem terkomputerisasi memang jelas mempunyai keunggulan
khususnya dalam hal kecepatan, ketelitian, dan kapasitas pemrosesan.
Sistem
akuntansi komputer adalah suatu sistem akuntansi yang mengalami perubahan
akibat pengaruh penggunaan teknologi komputer. Sistem ini menciptakan banyak
kemudahan dalam menyelesaikan persoalan akuntansi namun tetap memenuhi
prinsip-prinsip akuntansi. Sebaliknya sistem akuntansi manual dapat menimbulkan
banyak masalah bila tidak diikuti peningkatan sumber daya manusianya. Dalam
terapan teknologi, tingkat kemampuan pemakai dalam menggunakan teknologi
komputer sangat menentukan. Tingkat pengetahuan karyawan dan kecenderungan
personal untuk mempertahankan kebiasaannya merupakan hambatan utama dalam
pengembangan sistem.
Warren
(2014:243) menyatakan bahwa komputer tidak mengizinkan kesalahan tertentu
penjurnalan. Sebagai contoh, sistem akuntansi terkomputerisasi tidak akan
memprose sebuah transaksi kecuali total debit telah sama dengan total kredit. Sebaliknya,
sebuah kesalahan akan memunculkan pesan di monitor sehingga pengguna harus
mengoreksinya. Begitu pula, komputer tidak akan membuat kesalahan posting
maupun matematis.
Proses akuntansi dengan sistem
komputerisasi adalah sebagai berikut :
1) Input
transaksi pada formulir yang disediakan.
2) Seluruh
laporan keuangan dan analisa bisnis untuk menampilkan grafik dan analisa
keuangan.
3) Seluruh
proses pembuatan jurnal double entry, pencatatan kartu hutang dan pitang usaha,
mencatat pemakaian barang dan menghitung harga pokok barang, serta perhitungan
penyusutan dan pembuatan laporan, grafik dan analisa keuangan dilakukan secara
otomatis.
4) Seluruh
data yang diisikan dan disimpan dapat digunakan kembali pada
transaksi-transaksi yang lain. Seperti data pelanggan, pemasok, dan data
barang, cukup dibuat satu kali selanjutnya tinggal digunakan, begitu juga
dengan laporan yang diinginkan.
Proses
mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat matematis
(karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi),
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur
penimbangan tidak terlibat lagi). Dengan sistem komputer seperti diatas maka
hal yang paling penting dilakukan adalah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data
oleh komputer juga ikut salah, disinilah peran penting seorang akuntan.
E.
Keuntungan
dari Penerapan Sistem Akuntansi Manual dan Terkomputerisasi
Keuntungan
dari penerapan sistem akuntansi manual dan terkomputerisasi dalam
penyederhanaan pencatatan dan perangkuman laporan keuangan adalah:
1.
Menyederhanakan proses
penyimpanan catatan. Transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan pada saat
yang sama, diposting secara elektronik ke akun-akun dalam buku besar dan buku besar
pembantu.
2.
Dapat menyediakan informasi yang
akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value
chain secara efektif dan efisien.
3.
Pencegah kekeliruan karena tingkat
ketelitian dan fokus dari komputer lebih tinggi.
4.
Meningkatkan kemampuan dalam
pengambilan keputusan
5.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi
biaya produk dan jasa yang dihasilkan
6.
Meningkatkan efisiensi kerja di
bagian keuangan
7.
Meningkatkan sharing knowledge
F.
Penutup
Dari pembahasan diatas
dapat disimpulkan bahwa poin-poin dari sistem informasi akuntansi adalah
mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan data. Seiring dengan
berkembangnya teknologi dalam dunia industri saat ini menimbulkan perkembangan
sistem akuntansi, dari yang awalnya manual menjadi terkomputerisasi. Berbanding
lurus dengan kebutuhan manusia yang semakin lama juga meningkat, sehingga
dibutuhkan inovasi dalam teknologi untuk memudahkan pekerjaan manusia.
Sistem akuntansi manual
tetap bisa digunakan dalam sebuah perusahaan dengan konteks transaksi dalam
jumlah kecil. Karena sistem ini dilakukan secara manual dan masih dalam bentuk
sederhana, namun cukup membantu dan mudah dipahami jika penerapannya sesuai. Saat
perusahaan memiliki sejumlah transaksi sejenis,
maka penggunaan jurnal umum dua kolom untuk segala transaksi menjadi tidak
efisien dan tidak praktis.
Di perusahaan-perusahaan
besar sangat dibutuhkan sistem akuntansi terkomputerisasi, karena tergantung
pada transaksi yang terjadi dalam perusahaan lebih banyak jika dibandingkan
dengan perusahaan yang masih menggunakan sistem akuntansi manual. Pada
dasarnya, konsep-konsep dalam sistem akuntansi manual tetap menjadi acuan atau
pedoman dalam penerapan sistem akuntansi terkomputerisasi. Dan yang paling
penting dalam sistem akuntansi terkomputerisasi adalah analisa transaksi oleh
seorang akuntan.
Penerapan sistem akuntansi manual dan terkomputerisasi
memang memiliki keuntungan masing-masing sesuai konteks penerapannya. Sistem
akuntansi terkomputerisasi memang memiliki kelebihan yang lebih banyak jika
dibandingkan dengan sistem akuntansi manual. Pada dasarnya kedua sistem
akuntansi tersebut digunakan untuk menyederhanakan laporan keuangan dari sebuah
instansi atau perusahaan. Sehingga dapat dijadikan acuan dalam proses
perkembangan dari suatu perusahaan.
G.
Daftar
Pustaka
Warren,
Carl S. James M. Reeve.2014.Accounting.Jakarta: Salemba Empat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar